Doc Assembler

Novi klijent. Novi projekt. Novi priručnik koji treba sastaviti.

Samo što ga ne sastavljaš od nule - sastavljaš ga od desetaka već postojećih dokumenata razbacanih po folderima. Upute za ovaj uređaj. Specifikacija za onaj. Jamstveni list. Sigurnosne napomene.

Otvoriš prvi Word. Kopiraš. Zalijepiš. Formatiranje se raspadne. Popravljaš. Otvoriš drugi. Opet. I tako preko 50 puta na većem projektu.

Onda numeracija. Pa sadržaj koji ručno preslaguješ jer su se brojevi stranica pomaknuli. Pa naslovnica. Pa provjera da svaki dokument izgleda isto - jer ne izgleda.

Pola smjene. 4 do 6 sati. Po jednom priručniku.

A onda netko pita: "Jesi li uzeo zadnju verziju onih uputa?"

I nisi siguran.

Vrijeme je očit trošak. Prava šteta je ono što ne vidiš dok ne bude kasno.

Šalješ zastarjelu verziju. Netko je prošli mjesec ažurirao upute za uređaj. Ti to ne znaš. Kopiraš verziju koju imaš na disku i šalješ je klijentu. Sad u rukama drži dokument s krivim podacima - a tvoj potpis je na njemu.

Svaki dokument izgleda drukčije. Različiti fontovi, različita numeracija, naslovnice koje se ne poklapaju. Sastaviš ih u jedan priručnik i odmah se vidi da je skrpan iz deset izvora - i klijent će to sigurno primijetiti.

Znanje živi u glavama djelatnika, ne u sustavu. Samo jedna osoba zna koji dokumenti idu u koji priručnik i koja je verzija prava. Kad ona ode na godišnji - ili ode zauvijek - taj posao staje.

Ovo nije teorija. Svaki krivi dokument koji ode klijentu je rizik za reputaciju i jamstvo - trošak koji se nikad ne pojavi na računu, ali svejedno ga platiš.

Pa smo maknuli ručno sklapanje.

Sav sadržaj živi na jednom mjestu - u biblioteci. Svaki dio napišeš jednom: upute, specifikaciju, jamstvo. Uredno posloženo, uvijek dostupno.

Kad treba novi priručnik, ne otvaraš deset Worda. Otvoriš biblioteku, odabereš dokumente koji idu u ovaj projekt, presložiš ih u željeni redoslijed i klikneš generiraj.

Sustav složi sve u jedan, profesionalno formatiran .docx - s naslovnicom, sadržajem i numeracijom.

Ono što je trajalo pola smjene sad je gotovo dok skuhaš kavu.

Više ne sklapaš dokumente ručno. Biraš ih.

Cijeli sadržaj tvrtke na jednom mjestu, posložen kako tebi odgovara - mape, podmape, dokumenti. Bez nasumičnih fajlova razbacanih po desecima računala.

A svaki dokument pamti svoju povijest. Kad nešto promijeniš, stara verzija se ne briše - ostaje zabilježena. Objavljena verzija je zaključana, pa svatko tko sastavlja priručnik koristi točno onaj sadržaj koji je odobren. Ne onaj koji je netko slučajno imao na disku.

Nema više pitanja "je li ovo zadnja verzija?". Sustav zna odgovor.

Odabereš dokumente. Presložiš ih povlačenjem u redoslijed kakav želiš. Klikneš generiraj. To je to.

Isti priručnik za drugog klijenta? Promijeniš par stavki i ponovno generiraš. Minute, ne sati.

A sustav nije vezan za jedan tip dokumenta. Slažeš tehničke upute za jedan projekt, ponudu za drugi, specifikaciju za treći - isti alat, različite potrebe. Svaki tip dobije svoj izgled.

Težak dio - unos sadržaja - radiš jednom. Nakon toga je svaki novi priručnik samo izbor.

Ne dobiješ skup zalijepljenih dokumenata. Dobiješ jedan dokument koji izgleda kao da ga je radio profesionalac.

• Naslovnica s podacima projekta i klijenta
• Automatski sadržaj s točnim brojevima stranica
• Numeracija poglavlja koja se sama slaže (1, 1.1, 1.2...)
• Svako poglavlje na novoj stranici - ili se nastavlja odmah, kako želiš
• Jedinstveno formatiranje kroz cijeli dokument - bez obzira iz koliko je izvora sastavljen

Možeš priključiti i vanjske PDF priloge uz Word dokument.

Klijent dobije dokument koji ostavlja dojam. Ti nisi potrošio ni minute na formatiranje.

Ovako je ovaj klijent htio da mu izgleda dokumentacija. Sljedeći će htjeti drukčije - i dobije točno ono što želi. Aplikaciju radimo po tvojoj mjeri, ne po šabloni.

Evo što se mijenja:

• Preko 50 dokumenata sklopljeno u jedan priručnik - bez ručnog copy-paste
• Izrada priručnika: s 4 do 6 sati na par minuta, kad je baza popunjena
• Nula dokumenata sa zastarjelom verzijom poslanih klijentu
• Naslovnica, sadržaj i numeracija - automatski, ne ručno
• Jedinstveno formatiranje u svakom dokumentu, svaki put
• Sadržaj napisan jednom, iskorišten u svakom budućem projektu

Tvoj tim prestaje biti copy-paste stroj. Počinje raditi na sadržaju, ne na formatiranju.

A vrijeme koje si dobio natrag? Uloži ga u ono što stvarno vrijedi - bolju dokumentaciju, bržu isporuku klijentima i posao koji ne staje kad jedan čovjek ode na godišnji.